Privaatsustingimused

Üldsätted

1. Kriisinõustamise ja Eneseleidmise Keskus Mahena (edaspidi ka Mahena) soovib oma tegevusega tagada selle, et privaatsusnõuete teema ei tõstatuks kordagi, kuid samas on soov tagada selgus, mida peame oluliseks privaatsuse tagamisel.
2. Käesolevad privaatsustingimused käsitlevad Mahena klientide, töötajate ja koostööd tegevate isikute minimaalset vajaduspõhist isikuandmete kogumist ja töötlemist ning õigusi sellest tulenevalt.
   • Isikuandmed on tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta saadud andmed, peamiselt ees- ja perekonnanimi, aadress, e-posti aadress.
     • Kuna Mahena ei tegele raviga, vaid üksnes psühholoogilise toe pakkumise ja koolitustegevusega, siis klientide kohta täiendavaid andmeid ei koguta.
   • Juriidilisest isikust kliendi privaatsustingimused on kehtestatud lepingus.
3. Privaatsustingimuste kehtestamise eesmärgid on:
   • Mahena kliente, töötajaid ja koostööd tegevaid spetsialiste teavitada rakendatavatest privaatsuspõhimõtetest, et neil oleks valik käesoleva info läbilugemisel koostööd jätkata või sellest loobuda.
   • Kaitsta Mahena klientide, töötajate ja koostööd tegevate spetsialistide privaatsust.
4. Privaatsustingimused arvestavad Euroopa Liidu andmekaitse üldregulatsiooniga (GDPR – General Data Protection Regulation) ja Eesti Vabariigi seadustega.

Mahena poolt kogutavad kliendi isikuandmed – kellelt, mis ja milleks

1. Töötajatelt ja koostööd tegevatelt spetsialistidelt kogutakse curriculum vitae andmeid, sh ees- ja perekonnanimi, sünniaeg, isikukood, erialast päedvust tõendav info, e-post ja telefon.
   • Andmed on vajalikud parima võimaliku koostöö loomiseks ja hoidmiseks.
2. Koolitustel osalejatelt kogutakse järgmisi andmeid: ees- ja perekonnanimi, e-post, isikukood, vajadusel eriala/ ametikoht.
   
   • Andemed on vajalikud koolitusteabe jagamiseks ja koolitustõendi või -tunnistuse nõuetekohaseks väljastamiseks ning vajaduspõhiselt duplikaadi väljastamiseks.
   • Kliendi nõusolekul lisatakse tema e-post ka Mahena uudiste meililisti, et edaspidi jagada Mahena sõnumeid. Meililisti e-postide lisamisel isikustamist ei toimu.
     • Meililistist e-posti kõrvaldamine toimub koheselt, kui sellekohane soov on saadetud e-postile See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud..
3. Nõustamisel küsitakse
   • • Personaalse pöördumise korral vaid eesnime ja e-posti, mille kaudu on võimalik teenusest tulenevat infot vahendada. Isikutuvastust ei toimu ja kliendi tegelik isik võib jääda seetõttu anonüümseks. Erandiks on lepingulisest koostööst tulenev asjaajamine, millest klienti teavitatakse.
       • Nõustajal on kohustus mistahes märkmetet tegemisel rakendada isikutuvastust välistavat kodeerimist.
     • Lepingulise suhte kaudu personali konfidentsiaalse nõustamisteenuse kasutamisel ees- ja perekonnanime, et veenduda, et isik on töötajate nimekirjas ja õigustatud saama tasuta teenust (tasub tööandja); ning e-post, mille kaudu on võimalik teenusest tulenevat infot vahendada.
       • Nõustajal on kohustus mistahes märkmetet tegemisel rakendada isikutuvastust välistavast kodeerimist.
     • Kliendi nõusolekul lisatakse tema e-post ka Mahena uudiste meililisti, et edaspidi jagada Mahena sõnumeid. Meililisti e-postide lisamisel isikustamist ei toimu.
       • Meililistist e-posti kõrvaldamine toimub koheselt, kui sellekohane soov on saadetud e-postile See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud..
     • Mahena uudiste meililistiga ühineda soovijalt küsitakse e-posti aadress. Meililisti e-postide lisamisel isikustamist ei toimu. Listi kaudu jagatakse Mahena uudiseid, sh eelinfot, mida ei ole teistes infokanalites veel jagatud.
       • Meililistist e-posti kõrvaldamine toimub koheselt, kui sellekohane soov on saadetud e-postile See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud..

Isikuandmete säilitamise aeg

1. Mahena töötajate ja koostööd tegevate spetsialistide kohta kogutud isikuandmeid säilitatakse 1 (üks) aasta pärast töö- või teenusepakkumise või vabatahtliku koostöö (sh MSÜ liikmena) suhte lõpetamist või lepingupartnerite puhul lepingus sätestatu alusel.
2. Mahena väljastatud koolitustõendite ja -tunnistuste andmeid säilitatakse vastavalt Haridus- ja Teadusministeeriumi soovitusele seni, kuni Mahena täiendkoolitusasutusena tegutseb, et tagada koolitusel osalenul endale tellida koolitustõendi või -tunnistuse duplikaat.
3. Nõustamiste ja konsultatsioonide käigus kogutud isikuandmeid säilitatakse 2 (kaks) aastat pärast viimast kontakti.
4. Isikustamata Mahena uudiste meililistis olevaid e-poste säilitatakse tähtajatult ehk kuni Mahena tegevuse lõpetamiseni. Erandiks on üksikjuhtumid, kui konkreetne isik soovib oma e-posti kustutamist, mil seda tehakse kohe, kui on vastav kirjalik soov laekunud.

Isikuandmete säilitamise viis

1. Arvutipõhised andmed. Mahena töötajad ja lepinguliselt kaasatud spetsialistid kasutavad tööks isiklikke ning parooliga ligipääsetavaid arvuteid ja/ või kõvakettaid, ning kinnitavad, et arvutile ja/ või kõvakettale kellegi teise ligipääs on vajadusel takistatud nende lukustavasse kappi asetamisega töövälisel ajal. Sellega tagatakse kliendihaldusega seotud andmete privaatsena hoidmise.
2. Meilisuhtluses olevad andmed. Mahena kasutab kirjas isikuandmete sisaldumisel kas usaldusväärse teenusepakkuja serveris asuvat e-posti aadressi, krüpteerib teabe või gmaili kasutamisel kustutab kirja pärast selle saatmist.
3. Raamatupidamises olevad andmed. Mahena kasutab usaldusväärse teenusepakkuja serveris asuvat raamatupidamisprogrammi.
4. Konfidentsiaalsusnõue. Mistahes lepingulises suhtes olevad Mahena töötajad või teenusepakkujad on Mahenaga lepingu sõlmimisel võtnud tähtajatu kohustuse isikuandmete mitteavaldamiseks, kui need on teatavaks saanud Mahenaga koostöös. Seda nii kirjalikult kui ka suuliselt.

Isikuandmete jagamise võimalikkus

1. Mahena töötaja või koostööd tegeva spetsialisti andmeid jagab Mahena ainult konkreetse inimesega kokkuleppel.
   • Enamasti sisaldab kokkulepe töösuhteks kasutatava telefoninumbri jagamist, vajadusel ka e-posti jagamist.
   • Kui andmete jagamise vajadus tuleneb seadusest, siis Mahena teavitab sellisest olukorrast konkreetset töötajat või koostööd tegevat spetsialisti.
2. Kliendi isikuandmeid (nimi, isikukood, e-posti aadress) jagab Mahena vastavalt kas lepingulises partnerluses oleva nõustaja/ konsultandi või erandkorras konkreetse koolitajaga, kui see on parima teenuse tagamiseks vajalik.
3. Kui koolitusel osaleja ja arve maksja on erinevad, siis edastab Mahena maksja soovil info koolitusel osalenute kohta.
4. Kui Mahena teeb koostööd kolmandate isikutega, kes on volitatud andmetöötlejateks (nt turundusteenused, raamatupidamine, õigusabi, IT-teenused, maksehäireregister, inkassoteenused), siis on võimalik isikuandmete töötlemine teenuse osutamiseks vajalikus ulatuses, järgides minimaalsuse põhimõtet.
5. Muudel juhtumitel on isikuandmete jagamine võimalik seadustest tulenevalt:
   • Riikliku institutsiooni õigustatud isikule;
   • Maksu- ja Tolliametile, kui on vaja edastada füüsiliste isikute makstud koolitustasude andmed, kui Mahena on korraldanud koolituse, mille tasult on võimalik tulumaksutagastuse taotlemine;
   • Haridus- ja Teadusministeeriumile, kui on saabunud nõue väljastada nimekiri koolitustunnistuse saanute kohta.

Pildistamine, filmimine, helisalvestamine

1. Mahena koolitustel on Mahenal õigus teha koolitustel ja mitteprivaatsetel kohtumistel pilte, videosid ja helisalvestisi ning jagada neid osalejatega, näiteks õppe või kroonika loomise eesmärgil, aga ka avalikes meediakanalites, näiteks Facebookis või mujal ürituste turundamiseks.
   • Pildistamise, filmimise ja helisalvestamise korral küsitakse osalejatelt kirjalikku nõusolekut ja antakse võimalus jäädvustuselt väja jääda, kui on keegi, kes seda soovib.
   • Mahena tagab, et avaldatavad fotod ja videod on kõiki jäädvustatud isikuid korrektsena peegeldavad. Sobimatui kaadrid või jäädvustatud isiku soovil mistahes teda esitlev kaader kustutatakse.
2. Mahena koolitustel ei ole koolitusel osalejatel õigus teha mingeid salvestusi, kui lektor, vajadusel grupikaaslased ei anna selleks eraldi taasesitatavat luba.
   • Loa olemasolul salvestuse tegemisel peab iga isik tagama, et sobimatud kaadrid või jäädvustatud isiku soovil mistahes teda esitlev kaader kustutatakse.
3. Mahena nõustamistel ja konsultatsioonidel ei ole üldjuhul lubatud teha mingeid salvestusi mitte kellelgi, seda kinnitatakse üle ka telefoni- või videokontakti korral.
   • Vajaduspõhine erand sõnastatakse enne jäädvustuse tegemist ja see on võimalik, kui kõik osapooled on sellega nõus.

Isikuandmetega seotud õigused

1. Mahenaga koostööd teinud isikul (koolitustel, nõustamisel, konsultatsioonil jne, MSÜ-l) on õigus
   • Saada teavet, milliseid temaga seotud isikuandmeid on kogutud ja töödeldud;
   • Parandada või täiendada enda isikuandmeid;
   • Nõuda enda isikuandmete kustutamist (kui see ei ole vastuolus seadustega);
   • Tagasi võtta nõusolek enda isikuandmete kasutamiseks (nt turunduslikel eesmärkidel);
   • Esitada kaebus vastavalt Eesti õigusruumi võimalustusest tulenevalt, kui käesoleva punkti eelnevad alapunktid ei ole andnud tulemust rikkumise likvideerimiseks.
2. Kui Mahena on rikkunud privaatsusnõudeid, on igal isikul, kes rikkumisest on teada saanud, õigus koheselt sellest teada anda e-postil See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud., et oleks võimalik kontrollida rikkumise olemasolu ja kinnituse saamisel rikkumine koheselt lõpetada, vastavate paranduste sisseviimisega.